Konzeptionelle Begleitung und Unterstützung Studie E-ZIVI

Im Rahmen dieser Studie wurde die IST- und SOLL-Situation von E-ZIVI, dem Dienstleistungsportal für den Zivildienst, abgebildet. Das IPST hat sich damit befasst, welche Architektur die Bedürfnisse des Bundesamtes am besten erfüllen kann.

Steckbrief

  • Lead-Departement Wirtschaft
  • Institut Institut Public Sector Transformation (IPST)
  • Forschungseinheit Data and Infrastructure
  • Förderorganisation Andere
  • Laufzeit 15.03.2020 - 31.03.2021
  • Projektverantwortung Prof. Dr. Alessia Neuroni
  • Projektleitung Prof. Dr. Alessia Neuroni
  • Projektmitarbeitende Patrizio Collovà
    Nicolai Wenger
  • Partner Bundesamt für Zivildienst ZIVI
  • Schlüsselwörter Geschäftsprozessanalyse, BPMN, Geschäftsregeln, Profiling, Matching, User-Stories, komponentenbasiert, serviceorientiert, Architektur, Marktanalyse

Ausgangslage

Das Bundesamt für Zivildienst (ZIVI) benötigt eine Grundlage für die Entscheidung, wie das künftige Dienstleistungsportal E-ZIVI weiterzuentwickeln ist. So kann das Bundesamt bei der WTO-Ausschreibung die passenden Aspekte integrieren. Das ZIVI hat das Institut Public Sector Transformation als neutrale Stelle beauftragt, bei der Schaffung dieser Grundlage mitzuwirken.

Hände halten einen Tabletcomputer, über dem eine Datenwolke schwebt.
Damit Behördengänge online erledigt werden können, braucht es nutzerfreundliche Prozesse.

Vorgehen

In der Studie wird die IST-Situation analysiert sowie die SOLL-Situation des künftigen Systems abgebildet. Im ersten Arbeitspaket werden die bestehenden Geschäftsprozesse analysiert und abgebildet. Es werden die organisatorischen Rollen und der Digitalisierungsgrad bestehender Geschäftsprozesse bestimmt, es werden Geschäftsregeln extrahiert und dokumentiert. Die benötigten Informationen werden mittels Interviews, Dokumentenanalyse und einem Workshop beschafft. Das zweite Arbeitspaket befasst sich mit der technischen Analyse der bestehenden Fachanwendungen. Zu diesem Zweck wird die technische Dokumentation vom Informationssystem E-ZIVI untersucht und es werden die entsprechenden Stakeholder interviewt. Weiter wird ein Architektur-, Software, und Ergonomie-Review durchgeführt und es wird der Applikationsbetrieb untersucht. Im dritten Arbeitspaket wird die Ideallösung der zukünftigen E-ZIVI Plattform konzipiert und die dazu benötigte technische Architektur (service-orientiert auf Basis von Mikro-Services) definiert. Schliesslich wird im vierten Arbeitspaket das aktuelle Marktangebot für passende Software analysiert. Zu diesem Zweck werden die Trends in benachbarten Ländern erhoben und es werden Produkte Schweizer Firmen untersucht, die sich für die Implementierung einzelner Komponenten eignen würden.

Ergebnisse

Im Laufe des Projekts wurden verschiedene Lieferobjekte erarbeitet, die jeweils am Ende des entsprechenden Arbeitspakets an das Bundesamt für Zivildienst übermittelt wurden. Die Lieferobjekte zeigen, dass das aktuelle System in seiner jetzigen Form die künftigen Anforderungen nicht zufriedenstellend erfüllen kann. Deshalb wird das ZIVI mit grosser Wahrscheinlichkeit ein neues System beschaffen. Für diese Beschaffung werden die Lieferobjekte von AP 3 und 4 von besonderer Bedeutung sein. Es ist aber nicht möglich, sich nur auf diese zwei Lieferobjekten abzustützen, da zurzeit immer noch viele Wissenslücken bezüglich Geschäftsprozessen, Geschäftsregeln und fachlichen Domänenmodellen bestehen. Diese müssen ZIVI-intern geschlossen werden. Erst dann kann eine definitive Anforderungsspezifikation erstellt werden. Es ist zu erwähnen, dass das Bundesamt für Zivildienst ZIVI mit den Lieferobjekten stets sehr zufrieden war. Im Feedback zu den Abschlussberichten wurde jeweils die hohe Qualität der Berichterstattung hervorgehoben.

Ausblick

Basierend auf den Ergebnissen dieser Studie will die Geschäftsleitung des Bundeamtes für Zivildienst bis Mitte 2021 über die Zukunft von E-ZIVI entscheiden.