Erste Praxiserfolge in der kreislauffähigen Beschaffung

Um die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, müssen Ressourcen effizienter genutzt werden. Dafür müssen traditionelle Wegwerfmodelle durch zukunftsfähigere Wirtschaftsformen ersetzt werden. Die Kreislaufwirtschaft (KLW) weist den Weg dorthin: Kreislauffähige Produkte sind langlebig, reparierbar, wiederverwendbar und möglichst umfassend recyclebar.

Auf dem Markt sind kreislauffähige Produkte jedoch noch nicht der Status Quo und es braucht Anreize, zirkuläre Wirtschaftsformen zu befördern. Die öffentliche Hand kann mit ihrer enormen Marktmacht einen beträchtlichen Anteil an der Förderung innovativer Produkte leisten. Dieses Potenzial wurde unlängst auch im Beschaffungsrecht des Bundes anerkannt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen ökologisch ausgerichtete Kriterien auf Bundesebene in die Technischen Spezifikationen einfliessen (…auch wenn mit dem Zusatz «sofern geeignet»).[1] Diese Gesetzesänderung ist eines der legislatorischen Puzzle-Teile, welche die «Kreislaufwirtschaftsvorlage»[2] umsetzen.[3]

Die Kreislaufwirtschaftsvorlage und die damit verbundene Revision des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) stellt ein klares Bekenntnis zur Förderung des ökologischen Handels dar. Dennoch bleiben bei Beschaffungsstellen (aller föderalen Ebenen) Fragezeichen bestehen: Wie sollen die Kreislaufwirtschaftsvorlage bzw. der revidierte Artikel zu den technischen Spezifikationen in der Praxis konkret umgesetzt werden? Wo im Beschaffungsprozess sollten Überlegungen zur Kreislauffähigkeit beginnen? Was tun, wenn unklar ist, ob Anbieter bereits über Kreislaufwirtschafts-Modelle verfügen? Und an welcher Stelle im Kriterienkatalog lässt sich die Kreislaufwirtschaft am sinnvollsten in einer Ausschreibung verankern?

Antworten auf diese Fragen hat Antonia Stalder, Geschäftsführerin von Prozirkula. Anhand von Praxisbeispielen zeigt sie auf, wie Beschaffungsstellen Kreislaufvorhaben erfolgreich umgesetzt haben. Die Beispiele machen deutlich: Auch ohne Erfahrung lässt sich der Einstieg in die kreislauffähige Beschaffung bewältigen – und erste Erfolge zeigen sich bereits nach kurzer Zeit.

Kreislaufwirtschaft beginnt bei der Bedarfsabklärung

Auf die Frage, wann Überlegungen zur KLW idealerweise in den Beschaffungsprozess einfliessen sollten, antwortet Antonia: «Zu früh sind wir noch fast nie gefragt worden, zu spät schon ein paar Mal». Konkret bedeutet das: KLW-Aspekte sollten nicht erst bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen berücksichtigt werden, sondern bereits in der Bedarfsabklärung zum Tragen kommen. Gerade in dieser frühen Phase lässt sich aus Umweltsicht viel erreichen. Denn die nachhaltigste Beschaffung ist oft jene, die gar nicht erst ausgelöst wird. Eine Bedarfsanalyse kann zeigen, dass der Bedarf auch ohne Neukauf gedeckt werden kann – etwa durch bereits vorhandene Bestände, die aufgewertet werden können, längere Nutzungsdauern oder den Verzicht auf Vorratshaltung und Überdimensionierung. In gewissen Fällen kann somit statt eines neuen Produkts beispielsweise ein sogenannter «Auffrischer» ausgeschrieben werden – also eine Dienstleistung zur Reparatur oder Erneuerung bestehender Produkte.

Sollte Verzicht keine Option sein, kann die Bedarfsanalyse auch alternative Lösungsmodelle in den Vordergrund rücken: Je nach Ausgangslage können Sharing-, Miet- oder Leasingmodelle eine ressourcenschonendere Lösung als der Neukauf darstellen.

Marktkenntnis hilft, KLW-Lösungen zu identifizieren

Ist der Bedarf geklärt, ist als nächster Schritt oft eine sorgfältige Marktanalyse nötig. Sie hilft, kreislauffähige Lösungen überhaupt zu erkennen und anschliessend gezielt in der Ausschreibung zu verlangen. Denn wer weiss, was der Markt bereits anbietet und wo die Anbieter stehen, kann Anforderungen präziser, realistischer und wirkungsvoller formulieren.

Um dieses Wissen zu erlangen, ist es manchmal unumgänglich, mit dem Markt in Interaktion zu treten. Oft wird diese Chance wegen der Angst möglicher Vorbefassung oder Wettbewerbsverzerrung nicht wahrgenommen. Solange jedoch keine anbieterspezifischen Vorteile geschaffen und keine Preise oder vertraulichen Angebotsdetails abgefragt werden, liegt eine vorgängige Marktabklärung im grünen Bereich. Dafür braucht es nicht immer aufwendige Instrumente wie den Dialog: Ein runder Tisch, ein RFI (Request for Information) oder eine Vorankündigung auf SIMAP können bereits genügen, um die Fähigkeiten eines Marktes besser einzuschätzen.

Wie nützlich eine solche Analyse sein kann, zeigt die Beschaffung digitaler Wandtafeln in der Gemeinde Landquart (…darunter muss man sich einen Bildschirm in der Grösse einer Wandtafel vorstellen, der beidseitig von «traditionellen» Tafeln umgeben ist).[4] Um abzuklären, wie weit die Anbieter beim Thema KLW sind, befragte die Gemeinde diese im Vorfeld telefonisch zu deren Engagement bei KLW-Themen wie Produktdesign, Rücknahme, Recycling und Lebensdauer.

Diese Marktbefragung brachte eine zentrale Erkenntnis: Die verschiedenen Komponenten der digitalen Wandtafeln haben sehr unterschiedliche Lebensdauern. Während der Bildschirm nach rund sechs bis sieben Jahren ersetzt werden muss, können die äusseren Tafelelemente 20 bis 30 Jahre genutzt werden – also fast zwei Jahrzehnte länger. Für die Ausschreibung war das entscheidend: Um zu vermeiden, dass nach sechs Jahren die ganze Anlage ersetzt werden muss, wurde verlangt, dass der Anbieter die Anlage so anfertigt, dass der Bildschirm einfach und schnell ausgetauscht werden kann. Diese Anforderung wurde sowohl über Modularitätskriterien als auch im Preisblatt abgebildet; das heisst, die Anbieter mussten aufzeigen, dass ein späterer Bildschirmaustausch technisch und wirtschaftlich machbar ist.

Bemerkenswert an dem Beispiel ist zudem, dass der für die Beschaffung verantwortliche Gesamtschulleiter zuvor noch nie eine Beschaffung im Staatsvertragsbereich («WTO-Beschaffung») durchgeführt hatte. Das zeigt: Kreislauffähige Aspekte können auch ohne langjährige Erfahrung in Beschaffungsprozess integriert werden – wenn man etwas Mut aufbringt und früh die richtigen Fragen stellt.

Verschiedene kreislauffähige Kriterien in die Ausschreibung integrieren

Nachdem der Bedarf geklärt ist, stellen sich konkrete Implementierungsfragen: Wie identifiziert man sinnvolle Kriterien? Welche Kriterien sind am wirkungsvollsten? Und welche Anforderungen sollten als technische Spezifikationen, welche wiederum als Zuschlagskriterien formuliert werden? Um es gleich vorwegzunehmen: Eine allgemeingültige «One size fits all»-Lösung gibt es nicht. Die Formulierung der Kriterien und ihre Verortung in der Ausschreibung hängt vom Beschaffungsgegenstand und der Reife des Marktes in Bezug auf kreislauffähige Lösungen ab. Dennoch gibt die Praxis Aufschluss über sinnvolle Vorgehensweisen.

Der erste Anknüpfungspunkt liegt in der Formulierung des Beschaffungsgegenstandes – also der Festlegung von Eigenschaften, welche das Produkt mitbringen muss. Das Amt für Informatik (AFI) des Kantons Graubünden, legte bei einer Ausschreibung von Speichersystemen fest, dass diese ganz oder teilweise aus Occasionskomponenten gefertigt sein können – solange dieselben Garantieleistungen gelten. Ein wiederverwendetes Gehäuse beeinträchtigt die Funktionalität nicht und schont dennoch Ressourcen.

Kreislauffähige Anforderungen können auch als technische Spezifikationen (TS) formuliert werden. Denkbar sind etwa Vorgaben zu einem bestimmten Anteil rezyklierter Materialien, zu Reparaturleistungen oder zur Deklaration reparierbarer Komponenten. Häufig wird in den TS auch die Rücknahme der Produkte am Ende ihrer Lebensdauer verlangt. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten: Eine Rücknahmepflicht allein sagt noch wenig darüber aus, was danach tatsächlich mit dem Produkt geschieht. Im ungünstigsten Fall nimmt ein Anbieter das Produkt zwar zurück, entsorgt es aber ohne weitere Wiederverwendung oder Recyclingmassnahmen.

Genau hier können Zuschlagskriterien (ZK) ansetzen. Sie können einen Anbieter belohnen, wenn er gute Systeme zur Entsorgung oder Rückführung eingerichtet hat. ZKs eignen sich auch dann, wenn der Markt bei kreislauffähigen Lösungen noch unterschiedlich weit entwickelt ist und entsprechende Anforderungen deshalb noch nicht als Muss-Kriterien formuliert werden können.

Mit Zuschlagskriterien Innovation fördern

Das AFI setzte für die Beschaffung von Speicherlösungen und Convertibles ebenfalls KLW-relevante Zuschlagskriterien ein. Der Anbieter musste mittels eines Konzeptes ausführen, inwieweit Produkte erweiterbar, reparierbar und zerlegbar sind – und wie die Anbieter den Materialeinsatz in der Produktion künftig reduzieren wollen. Die Anbieter legten dann beispielsweise anhand eines kurzen Beispiels dar, wie sie ein kreislauffähiges Projekt bereits realisiert haben oder wie sie die entsprechenden Anforderungen konkret umsetzen würden. Auch ein Cradle-to-Cradle Zertifikat kann als Nachweis eingereicht werden.

Damit Nachhaltigkeitskriterien Wirkung entfalten, müssen sie angemessen gewichtet werden. Bei der Ausschreibung von Speichersystemen des AFI (SIMAP-Nr. 260782) flossen Kreislaufwirtschaftskriterien zunächst in das Zuschlagskriterium «Qualität» ein, das mit 50% gewichtet wurde. Bei der anschliessenden Beschaffung der Convertibles (Simap-Nummer 268219) verlieh das AFI der KLW mehr Sichtbarkeit, indem sie als eigenständiges Kriterium und 30% Gewichtung erhielt.[5]

Kreislauffähigkeit evaluieren: manchmal direkt am Produkt

KLW-Aspekte lassen sich nicht nur über Konzepte und Nachweise beurteilen. Bei der Beschaffung von Schulraummobiliar durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) des Kantons Zürich wurden zusätzlich Musterstücke begutachtet. In einer Ausstellung konnten die eingereichten und anonymisierten Möbel direkt inspiziert werden. Dies erlaubte dem Evaluationsteam das Mobiliar im Hinblick auf Konstruktion, Reparaturfähigkeit und Austauschbarkeit einzelner Teile zu begutachten. Denn aus Sicht der Kreislauffähigkeit macht es einen Unterschied, ob Sitzfläche und Beine eines Stuhls verschraubt oder vernietet sind. Verschraubte Teile lassen sich einfacher zerlegen, reparieren oder ersetzen und weisen ein geringeres Risiko auf, das Produkt bei der Aufwertung zu beschädigen.

Weiterentwicklung vertraglich sichern

Kreislauffähige Beschaffung endet nicht mit dem Zuschlag. In Märkten, in denen sich Technologien und Kreislauflösungen rasch weiterentwickeln, kann es sinnvoll sein, vertragliche Ziele festzulegen, die Anbieter zu kontinuierlichen Verbesserungen verpflichten.

Dies kann auch anhand von «Entwicklungskriterien» oder vertraglichen Steigerungsquoten implementiert werden. So kann beispielsweise vorgesehen werden, dass während der Vertragslaufzeit jährlich ein wachsender Anteil der gelieferten Produkte ein Cradle to Cradle-Zertifikat oder einen gleichwertigen Nachweis erfüllt. Eine solche Steigerungsquote ist insbesondere dort sinnvoll, wo der Markt bereits Fortschritte zeigt und weitere Entwicklungen absehbar sind.

Kreislaufwirtschaft entfaltet sich auch in der Nutzung

Mit der Vertragsunterzeichnung ist die Beschaffung formal abgeschlossen. Ob die angestrebten KLW-Ziele tatsächlich erreicht werden, entscheidet sich jedoch erst in der Nutzung. Anders gesagt: Damit eine lange Lebensdauer realistisch ist, muss mitgedacht werden, wie Reparatur- und Auffrischungsmöglichkeiten während der Nutzungsdauer umgesetzt werden. Bei der Schulraummobiliar-Beschaffung des MBA war dies bereits berücksichtigt: Der Kanton verfügte über einen Rahmenvertrag mit einem Auffrischer, von dem die Schulen direkt profitieren können. Fehlt eine solche Lösung, sollte sie idealerweise bereits in der Ausschreibung vorgesehen werden, etwa über ein separates Los. Andernfalls braucht es später eine zusätzliche Dienstleistungsbeschaffung.

Genauso wichtig wie die Organisation einer Auffrischungsstelle, ist die Schulung von Nutzerinnen und Nutzer über das Vorgehen bei einem Schadensfall. Sie müssen wissen, dass beschädigte Produkte nicht automatisch weggeworfen und ersetzt, sondern zunächst repariert oder aufgefrischt werden sollen. Dafür braucht es klare Prozesse, etwa Sammelstellen, über die Produkte geprüft und anschliessend instandgesetzt werden können.

Um ein letztes Beispiel aufzuführen: Dass zirkuläre Modelle auch vom Umgang mit dem Produkt abhängen, zeigt die Beschaffung von Handys im Mietmodell durch die Kantonspolizei Graubünden. Der Vermieter verpflichtete sich, die Handys nach der Rücknahme weiterzuverkaufen (…natürlich nach der Bereinigung der Daten und der Aufbereitung der Geräte). Um die Zweitnutzung der Mobiltelefone zu fördern, wurde mit dem Lieferanten ein KPI (Key Performance Indicator) zur Wiederverkaufsquote vereinbart. Das heisst, es wurde gemessen, wie viele der zurückgegebenen Handys nach der Nutzung tatsächlich weiterverkauft werden können. Die Wiederverkaufsquote der bisherigen Polizeihandys dient dabei als Benchmark, die bei neu gelieferten Geräten übertroffen werden soll.

Der Anbieter wies jedoch darauf hin, dass diese Quote wesentlich vom Zustand der zurückgegebenen Geräte abhängt. Darauf reagierte die Kantonspolizei mit konkreten Massnahmen: Alle Mitarbeitenden, die ein Gerät erhielten, wurden im sorgsamen Umgang damit geschult, etwa indem Einstellungen vorgenommen werden, die den Akku nur bis 80 Prozent laden, um seine Lebensdauer zu verlängern, oder indem die iPhones mit Schutzgehäusen geliefert werden.

Dies verdeutlicht: Zirkuläre Modelle funktionieren nur, wenn Anbieter und Nutzerinnen zusammenspielen und beide sich dazu verpflichten, Produkte so zu produzieren und zu behandeln, dass sie möglichst lange in Betrieb sein können.

Im Podcast erwähnte Ausschreibungen, Quellen etc.

• Erste Folge mit Antonia (Episode Nr. 10): Kreislauffähig beschaffen – wie geht das?
• Digitale Wandtafeln in der Gemeinde Landquart:
  • https://prozirkula.ch/wp-content/uploads/2023/11/12_23_UMW_ProZirkula_0001-2.pdf
  • Ausschreibungsunterlagen unter Projekt-ID: 259558: https://www.intelliprocure.ch/projektsuche/simap/259558?groupBy=project_number
• Schulraummöblierung des Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA): https://woeb.swiss/de/documents/schulmobiliar-kreislauffaehig-beschaffen-und-bewirtschaften
• Zwei Beschaffungen (Convertible und Blockspeicher) aus dem Bereich IT, des Amts für Informatik (AFI), Graubünden:
  • https://prozirkula.ch/wp-content/uploads/2025/02/Praxisbeispiel-Aller-Anfang-ist-leicht-de.pdf
  • Ausschreibungsunterlagen unter Projekt-ID 212206: https://www.intelliprocure.ch/projektsuche/simap/212206/1164561
• Gutachten der BFH «Nachhaltige Beschaffung im Bildungssektor»: https://www.bfh.ch/de/aktuell/medienmitteilungen/2023/gutachten-educa-nachhaltige-beschaffung/

Referenzen

[1] Siehe Artikel 30, Absatz 4 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB)

[2] Parlamentarische Initiative 20.433 «Schweizer Kreislaufwirtschaft stärken», siehe Geschäftsdatenbank des Parlaments Curia Vista unter https://www.parlament.ch/de/ratsbetrieb/suche-curia-vista/geschaeft?AffairId=20200433

[3] Steiner, Marc & Biehl, Lara (2026). Beschaffung als Transformationsfaktor: Neue Vorgaben mit Blick auf die Kreislaufwirtschaft. In Public Sector Perspectives 2026. https://www.bfh.ch/dam/jcr:7dbe3572-a8cd-479e-b4ab-0db976e14ecb/Public%20Sector%20Perspectives%202026_digital.pdf

[4] Stalder, Antonia (2023): Beschaffungen: Zu Netto Null mit Kreislaufwirtschaft. In: Schweizer Gemeinde, 12/2023, S. 50–51, https://prozirkula.ch/wp-content/uploads/2023/11/12_23_UMW_ProZirkula_0001-2.pdf

[5] Prozirkula: Aller Anfang ist leicht. Praxisbeispiel, erarbeitet im Auftrag der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB und in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik Graubünden, November 2024, https://prozirkula.ch/wp-content/uploads/2025/02/Praxisbeispiel-Aller-Anfang-ist-leicht-de.pdf