Évaluation d’openDesk pour Zurich
La ville de Zurich, avec l'Institut Public Sector Transformation de la Haute école spécialisée bernoise, a étudié si la suite open source « openDesk » constitue une alternative souveraine à Microsoft 365.
Fiche signalétique
- Départements participants Gestion
- Institut(s) Institute for Public Sector Transformation
- Organisation d'encouragement Autres
- Durée (prévue) 01.08.2025 - 31.01.2026
- Direction du projet Prof. Dr. Matthias Stürmer
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Équipe du projet
Matthias Stürmer
Pascal Stöckli
Markus Tiede
Lukas Kahwe Smith - Partenaire Organisation und Informatik der Stadt Zürich
- Mots-clés Souveraineté numérique, openDesk, Microsoft 365, open source, dépendance vis-à-vis d’un fournisseur, ville de Zurich, ZenDiS, Centre pour la souveraineté numérique de l’administration publique, preuve
Situation
La dépendance croissante vis-à-vis des fournisseurs informatiques mondiaux tels que Microsoft, Google et Amazon, ainsi que l’évolution géopolitique actuelle, ont intensifié le débat sur la souveraineté numérique dans l’administration publique. À Zurich également, le Conseil municipal a déposé à l’automne 2025 plusieurs motions demandant une réduction de la dépendance vis-à-vis des fournisseurs de cloud américains ainsi que le renforcement de la souveraineté numérique. La ville de Zurich utilise Microsoft 365 depuis 2021 pour ses applications bureautiques et de collaboration. Les licences couvrent non seulement les logiciels, mais aussi des services centraux tels que le stockage de données, la gestion des terminaux et la cybersécurité. Cette intégration étroite entraîne une forte dépendance vis-à-vis du fournisseur, une perte de maîtrise des coûts et une insécurité juridique, notamment en lien avec le « Cloud Act » américain. Dans ce contexte, le directeur financier de la ville de Zurich a chargé le service Organisation et Informatique (OIZ), en collaboration avec l’Institut Public Sector Transformation (IPST) de la Haute école spécialisée de Berne, d’examiner si la suite open source « openDesk » du Centre allemand pour la souveraineté numérique de l’administration publique (ZenDiS) constituait une alternative fonctionnellement, techniquement et économiquement viable à M365.
Approche
L'équipe de la BFH a d'abord défini les exigences relatives à une plateforme moderne de communication et de collaboration numériques, en s'appuyant sur la documentation de Microsoft, Google, Nextcloud et Collabora/LibreOffice, ainsi que sur les enseignements du PoC BOSS de l'administration fédérale et de l'étude « Second Source » de l'Administration numérique suisse. Ces exigences ont été hiérarchisées avec l'OIZ. La BFH a ensuite analysé « openDesk » selon ces exigences dans un format exploratoire de type « spike », avec des tests réalisés du point de vue des utilisatrices finales et des administratrices spécialisées. Environ 70 « research spikes » ont été menés sur quatre itérations et consignés sous forme de tableau (exigence, statut, description). Les composants suivants ont été examinés : chat, visioconférences, e-mail, agenda, traitement de texte, tableur, présentations, fichiers ainsi que l'administration (intégration AD, restriction des fonctions). Trois instances d'« openDesk » de différentes éditions et versions ont été utilisées (Community Edition v1.7.0 et Enterprise Edition v1.8.0). Pour l'estimation des coûts, cinq prestataires TIC de Suisse et d'Allemagne ont été contactés en décembre 2025. De plus, l'OIZ a organisé le 18 novembre 2025 un échange avec le Schleswig-Holstein et Dataport, qui développent un poste de travail numérique souverain comparable.
Résultat
L'analyse montre qu'«openDesk» couvre déjà bien, voire très bien, les fonctions de base d'un poste de travail de bureau (traitement de texte, tableur, messagerie, agenda, chat, visioconférences, stockage de fichiers). L'interface est largement familière aux utilisateurs de M365. Certaines lacunes ponctuelles subsistent (absence de recherche en texte intégral dans les documents, prise en charge limitée des macros), mais elles sont corrigées en continu par de nouvelles versions. Un remplacement rapide et complet de M365 n'est cependant pas possible actuellement, car «openDesk» ne propose ni applications de bureau ou mobiles propres, ni téléphonie externe, ni équivalents de Power Platform. Des services centraux comme la gestion automatisée des terminaux et des fonctions complètes de cybersécurité (comparables à Microsoft Defender) font également défaut et devraient être complétés par des solutions supplémentaires. À environ 230 CHF par an, les licences en ligne «openDesk» sont actuellement plus de 50 % plus chères que des licences Microsoft comparables ; un calcul détaillé des coûts ne sera possible qu'après clarification du modèle de mise en œuvre. L'échange d'expériences avec le Schleswig-Holstein a montré que les migrations effectuées dans cette région provenaient généralement de solutions sur site plus anciennes, et non directement de M365 — une situation de départ différente de celle de la ville de Zurich.
Perspectives
L'étude recommande à la ville de Zurich de mener une démonstration de faisabilité (proof-of-concept) avec des collaborateurs municipaux en environnement de production. Elle doit permettre de vérifier si « openDesk », y compris les applications complémentaires, répond aux besoins quotidiens, garantit l'adhésion des utilisateurs et permet une exploitation sécurisée et hautement automatisée, incluant la gestion des terminaux et des clients. Cette démonstration devra aussi clarifier les questions en suspens : migration des données, interfaces avec les applications métier, interopérabilité en cas d'exploitation parallèle avec M365, coûts globaux, et remplacement de services centraux comme la téléphonie et Power Platform. Contrairement à de nombreuses administrations allemandes, une éventuelle migration ne partirait pas d'une ancienne solution sur site, mais d'une configuration M365 moderne déjà en place, et devrait se faire progressivement sur plusieurs années pour garantir la sécurité d'exploitation et l'adhésion des utilisateurs. La ville de Zurich souhaite aussi renforcer la collaboration avec d'autres autorités en Suisse et à l'étranger, afin de réaliser à moyen terme des synergies et économies d'échelle en cas d'introduction, et de poursuivre ensemble le développement d'« openDesk » et d'autres solutions open source.
