Evaluation openDesk für die Stadt Zürich
Die Stadt Zürich hat mit dem Institut Public Sector Transformation der Berner Fachhochschule eine Studie erarbeitet die überprüft, ob die Open-Source-Suite «openDesk» als digital souveräne Alternative zu Microsoft 365 taugt.
Steckbrief
- Beteiligte Departemente Wirtschaft
- Institut(e) Institut Public Sector Transformation (IPST)
- Förderorganisation Andere
- Laufzeit (geplant) 01.08.2025 - 31.01.2026
- Projektleitung Prof. Dr. Matthias Stürmer
-
Projektmitarbeitende
Matthias Stürmer
Pascal Stöckli
Markus Tiede
Lukas Kahwe Smith - Partner Organisation und Informatik der Stadt Zürich
- Schlüsselwörter Digitale Souveränität, openDesk, Microsoft 365, Open Source, Vendor-Lock-in, Stadt Zürich, ZenDiS, Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, Proof-of-Concept, Netzwerk Souveräne D
Ausgangslage
Die zunehmende Abhängigkeit von globalen IT-Anbietenden wie Microsoft, Google und Amazon sowie die aktuelle geopolitische Entwicklung haben die Diskussion um digitale Souveränität in der öffentlichen Verwaltung verschärft. Auch in der Stadt Zürich reichte der Gemeinderat im Herbst 2025 mehrere Vorstösse ein, die eine Reduktion der Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietenden sowie die Stärkung der digitalen Souveränität forderten. Die Stadt Zürich nutzt Microsoft 365 seit 2021 für Office- und Kollaborationsanwendungen. Die Lizenzen umfassen dabei nicht nur Software, sondern auch zentrale Services wie Datenablage, Endgerätemanagement und Cyber-Security. Diese enge Integration führt zu einem ausgeprägten Vendor-Lock-in, verminderter Kostenkontrolle und rechtlicher Unsicherheit, unter anderem im Zusammenhang mit dem US-Cloud-Act. Vor diesem Hintergrund beauftragte der Finanzvorstand der Stadt Zürich die Organisation und Informatik (OIZ), zusammen mit dem Institut Public Sector Transformation (IPST) der Berner Fachhochschule zu untersuchen, ob die Open-Source-Suite «openDesk» des deutschen Zentrums für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) eine funktional, technisch und wirtschaftlich tragfähige Alternative zu M365 darstellt.
Vorgehen
Das Projektteam der BFH erarbeitete zunächst Anforderungen an eine moderne digitale Kommunikations- und Kollaborationsplattform, basierend auf Dokumentationen von Microsoft, Google, Nextcloud und Collabora/LibreOffice sowie auf Erkenntnissen aus dem PoC BOSS der Bundesverwaltung und der Second-Source-Studie der Digitalen Verwaltung Schweiz. Diese wurden gemeinsam mit der OIZ priorisiert. Anschliessend analysierte die BFH «openDesk» anhand dieser Anforderungen in einem explorativen «Spike»-Format – mit Tests aus Sicht von Endanwenderinnen und Fachadministratorinnen. Insgesamt wurden rund 70 Research-Spikes über vier Iterationen durchgeführt und tabellarisch dokumentiert (Anforderung, Status, Beschreibung). Untersucht wurden die Komponenten Chat, Videokonferenzen, E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Dateien sowie Administration (AD-Integration, Funktionsbeschränkung). Dabei kamen drei «openDesk»-Instanzen in unterschiedlichen Editionen und Versionen zum Einsatz (Community Edition v1.7.0 sowie Enterprise Edition v1.8.0). Zur Kostenabschätzung wurden im Dezember 2025 fünf ICT-Dienstleistende aus der Schweiz und Deutschland kontaktiert. Zusätzlich führte die OIZ am 18. November 2025 einen Erfahrungsaustausch mit Schleswig-Holstein und dessen Betreiberfirma Dataport durch, die einen vergleichbaren digital souveränen Arbeitsplatz entwickeln.
Ergebnisse
Die Analyse zeigt: «openDesk» deckt die grundlegenden Funktionen eines Büroarbeitsplatzes (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenzen und Dateiablage) bereits gut bis sehr gut ab. Die Oberfläche ist für M365-Nutzende weitgehend vertraut, punktuelle Lücken (z. B. fehlende Volltextsuche in Dokumenten, eingeschränkte Makro-Unterstützung) sind erkennbar, werden aber laufend durch neue Releases adressiert. Ein rascher, vollständiger Ersatz von M365 ist derzeit jedoch nicht möglich, denn «openDesk» bietet keine eigenen Desktop- oder Mobile-Apps, keine externe Telefonie und keine Power-Platform-Äquivalente. Auch zentrale Betriebsservices wie automatisiertes Endgeräte- und Client-Management sowie umfassende Cyber-Security-Funktionen (vergleichbar mit Microsoft Defender) fehlen und müssten durch zusätzliche Lösungen ergänzt werden. Die «openDesk» Online-Lizenzen sind mit rund CHF 230 pro Jahr aktuell mehr als 50 % teurer als vergleichbare Microsoft-Lizenzen; eine detaillierte Kostenrechnung ist erst nach Klärung des Realisierungsmodells möglich. Der Erfahrungsaustausch mit Schleswig-Holstein zeigte zudem, dass dortige Migrationen meist von älteren On-Premises-Lösungen und nicht direkt von M365 aus erfolgten, was die Ausgangslage der Stadt Zürich unterscheidet.
Ausblick
Die Studie empfiehlt der Stadt Zürich, einen Proof-of-Concept mit städtischen Mitarbeitenden auf der produktiven Umgebung durchzuführen. Dieser soll insbesondere klären, ob «openDesk» inklusive der ergänzenden Desktop-Anwendungen die Anforderungen im Alltagsumfeld erfüllt, die User-Akzeptanz sicherstellt und einen sicheren, hochautomatisierten Betrieb inklusive Endgeräte- und Client-Management ermöglicht. Im Rahmen des Proof-of-Concept sollen zudem offene Fragen zu Datenmigration, Schnittstellen zu Fachanwendungen, Interoperabilität während eines möglichen Parallelbetriebs mit M365, den Gesamtkosten sowie zum Ersatz zentraler Services wie Telefonie und Power Platform vertieft geprüft werden. Eine allfällige Migration würde – anders als in vielen deutschen Verwaltungen – nicht von einer älteren On-Premises-Lösung, sondern von einem bereits etablierten, modernen M365-Setup ausgehen und müsste graduell über mehrere Jahre erfolgen, um Betriebssicherheit und Nutzendenakzeptanz zu gewährleisten. Die Stadt Zürich will zudem die Zusammenarbeit mit anderen Behörden im In- und Ausland vertiefen, um bei einer möglichen Einführung mittelfristig Synergien und Skaleneffekte zu realisieren und «openDesk» sowie weitere Open-Source-Lösungen gemeinsam weiterzuentwickeln.
