Enthusiasmus in der Beschaffungswelt

Magdalena, du arbeitest seit neun Jahren bei ti&m. Wie bist du damals zum Thema Beschaffung gekommen? 

Gleich in meiner ersten Woche bei ti&m durfte ich bei einer öffentlichen Ausschreibung unterstützen. Da habe ich «Feuer gefangen», wie man so schön sagt. Seither hat mich die Beschaffung nicht mehr losgelassen. Sicher war es zu Beginn eine Herausforderung, mich in der Materie zurechtzufinden, da ich das Schweizer Beschaffungsgesetz nicht kannte. Nichtsdestotrotz finde ich es unglaublich spannend eine neue Beschaffung zu bearbeiten: Für mich ist sie wie ein Projekt im Schnelldurchlauf; ich mag das strukturierte Vorgehen und die wechselnden Inhalte. Gleichzeitig finde ich es interessant zu sehen, welche Verfahren und Kriterien genutzt werden und wie die verschiedenen Stakeholder*innen versuchen, sich weiterzuentwickeln.  

Öffentliche Beschaffungen scheinen auf den ersten Blick eine eher trockene Angelegenheit zu sein. Wie hältst du deine Begeisterung für das Thema aufrecht? 

Ich kann nicht anders, ich bin eine Optimistin. Ich sehe die öffentliche Beschaffung auch nicht als trocken an, sondern als strukturiert. Und Struktur kann helfen. Ich sehe die Beschaffungsregeln wie die Leitplanken auf der Autobahn: Sie geben die Fahrbahn vor. Damit ist allen Lenker*innen klar, wo gefahren werden darf und wo nicht. Die verschiedenen Spuren und der individuelle Fahrstil entsprechen dann unseren Freiheitsgraden. Diese ermöglichen uns als Anbieter und auch ausschreibenden Stellen Flexibilität. Zudem haben wir mit jeder Beschaffung eine neue Möglichkeit, uns als Anbieter unter Beweis zu stellen und Dinge, die wir in vorherigen Beschaffungen gelernt haben, anzuwenden. Ein weiterer positiver Aspekt ist aus meiner Sicht, dass Kriterien bei öffentlichen Beschaffungen für alle transparent sind. Das ist nicht bei allen Anfragen im privaten Sektor gegeben. Schlussendlich finde ich den Austausch innerhalb der Beschaffungs-Community immer wieder inspirierend: Welche Kriterien sind besonders wichtig, was macht einen guten Lösungsbeschrieb aus? Die Community-Events sind alles andere als trocken, sondern führen zu lebendigen Diskussionen.  

Wie nimmst du die Beziehung zwischen Anbietern und ausschreibenden Stellen bei öffentlichen Beschaffungen wahr? 

Man hat oft das Gefühl, es gebe eine Gegeneinander: Anbieter würden einen «Vendor Lock-in» forcieren und die ausschreibenden Stellen hätten dann keine Auswahl mehr. Oder ausschreibende Stellen hätten Angst vor einer Einsprache und würden deshalb lieber an bisherigen Lösungen festhalten, als sich weiterzuentwickeln. Das entspricht aus meiner Sicht nicht der Realität. Spannende Entwicklungen wecken auch bei ausschreibenden Stellen Neugier und die Bereitschaft zu neuen Lösungen und kreativen Ansätzen. Der öffentliche Sektor verändert sich aktuell stark und ist um Modernisierung bemüht. Allerdings gibt es auf Seiten der Anbieter tatsächlich immer noch viele Personen, welche nicht für die öffentliche Hand tätig sein wollen, da sie starre Vorgaben und veraltete Technologien befürchten.  

Wie sieht für dich die Zukunft des Beschaffungswesens aus? 

Ich hoffe, dass ein Dialog im Vorfeld von Beschaffungen möglich wird, sodass wir flexibler bzw. kurzfristiger agieren können. Damit meine ich nicht die Zeit für die Offerteingabe, sondern die Lösungen, die wir entwickeln. Was helfen könnte: Das neue Beschaffungsgesetz ermöglicht ausschreibenden Stellen in Zukunft mehr Spielräume. Das liegt insbesondere daran, dass sich die IT schneller verändert als andere Bereiche und bestehende Regeln für die Beschaffung neuer Technologien (z.B. mit künstlicher Intelligenz) nicht mehr zeitgemäss sind. Ich bin positiv gestimmt, denn wir verfolgen ja alle das gleiche Ziel: Wir wollen praktische, nutzerfreundliche und coole Lösungen für die öffentliche Verwaltung schaffen.  

Das IT-Dienstleistungsunternehmen ti&m ist Partner unseres Instituts Public Sector Transformation.